Der Public Relations Verband Austria (PRVA), Lothringerstraße 12/4. Stock, 1030 Wien („PRVA“, „wir“, „uns“) freut sich über Ihre Teilnahme am Österreichischen Kommunikationstag. Wir sind verpflichtet, Ihre persönlichen Daten zu schützen und nehmen diesen Auftrag sehr ernst. Wir beachten deshalb die anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz, rechtmäßigem Umgang und Geheimhaltung personenbezogener Daten sowie zur Datensicherheit, insbesondere die Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), das Telekommunikationsgesetz („TKG“) und das anwendbare Datenschutzgesetz („DSG“). Bitte nehmen Sie sich Zeit für diese Datenschutzerklärung und machen Sie sich ein Bild davon, warum wir Ihre Daten erheben und in welcher Form wir diese verarbeiten, wenn Sie am Kommunikationstag Austria 2021 teilnehmen.
Welche Daten verarbeiten wir, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage?
Abwicklung der Veranstaltung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit der Ausrichtung der Veranstaltung Kommunikationstag Austria. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Durchführung (vor-)vertraglicher Maßnahmen nach Art 6 Abs 1 lit b DSGVO um die Veranstaltung abhalten zu können.
Foto- und Videonutzung
Im Rahmen der Veranstaltung werden Videomitschnitte- und Bilder aufgenommen, die auch die Teilnehmer erfassen können. Diese Aufnahmen verwenden wir aufgrund unserer berechtigten Interessen gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO zur (i) Dokumentation und (ii) zur internen und externen Berichterstattung über die Veranstaltung in regionalen, nationalen und auch internationalen Presseaussendungen und Publikationen, Informationsbroschüren sowie für den Online-Auftritt des PRVA auf den Webseiten https://kommunikationstag-austria.at/ und https://prva.at/ und unseren Social Media Kanälen auf Twitter, Facebook, Linkedin und Youtube.
Wenn wir die Bildernutzung nicht auf unsere berechtigten Interessen stützen können, werden wir von Ihnen gesondert eine Einwilligung nach Art 6 Abs 1 lit a DSGVO für die Verarbeitung einholen.
Bevor wir Ihre Daten für andere als in diesem Dokument dargestellte Zwecke verarbeiten, informieren wir Sie selbstverständlich gesondert.
Kontaktaufnahme
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie uns diese im Rahmen einer Kontaktaufnahme (z.B. per E-Mail an office@prva.at) freiwillig mitteilen. Wir verwenden die von Ihnen mitgeteilten Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und damit zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Pflichten.
Gibt der PRVA Ihre Daten an Dritte weiter?
Wir überlassen Ihre personenbezogenen Daten im erforderlichen Ausmaß an folgende externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die uns bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützten:
IT-Dienstleister und/oder Anbieter von Daten- und Webhosting-Lösungen oder ähnlichen Diensten;
Anbieter von Tools und Softwarelösungen, die uns ebenfalls bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen und in unserem Auftrag tätig werden;
Unternehmen und sonstige Dienstleister die uns bei der Ausrichtung des (allenfalls virtuellen) Kommunikationstages organisatorisch unterstützen um eine reibungslose Abwicklung der Veranstaltung zu gewährleisten.
Alle unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten nur in unserem Auftrag und auf Basis unserer Weisungen, damit wir Ihnen unser Angebot zur Verfügung stellen können.
Außerdem übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten im erforderlichen Ausmaß an folgende Empfänger (Verantwortliche):
der Leistungserbringung an Sie mitwirkende Dritte zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Zahlungsdienstleister);
externe Dritte im erforderlichen Ausmaß auf Basis unserer berechtigten Interessen (z.B. Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, Versicherungen im Versicherungsfall, Rechtsvertreter im Anlassfall);
Behörden und sonstige öffentliche Stellen im gesetzlich verpflichtenden Ausmaß (zB Finanzbehörden).
Wie schützt der PRVA Ihre Daten?
Wir haben entsprechende technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um Ihre Daten vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verwendung, Manipulation, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Darüber hinaus sind wir und unsere sowie die Mitarbeiter unserer Auftragsverarbeiter zum Datengeheimnis verpflichtet.
Trotz aller unserer Maßnahmen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die Sie uns über das Internet bekannt geben, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden. Bitte beachten Sie insbesondere, dass unverschlüsselte E-Mails, die über das Internet versendet werden, nicht hinreichend vor der unbefugten Kenntnisnahme durch Dritte geschützt sind.
Wie lange speichert der PRVA Ihre Daten
Wir werden Ihre Daten nur solange speichern, wie es für jene Zwecke erforderlich ist, für die wir Ihre Daten erhoben haben. Daten im Zusammenhang mit Anfragen speichern wir für maximal sechs Monate, um auf etwaige Rückfragen reagieren zu können.
Sobald wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für die oben dargestellten Zwecke benötigen, löschen wir sie, sofern keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen greifen.
Für Zwecke der Betreuung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern werden Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder drei Jahre nach Ihrer letzten Kontaktaufnahme aufbewahrt. Daten im Zusammenhang mit unserer Geschäftsbeziehung werden aus steuerrechtlichen Gründen grundsätzlich für die Dauer von sieben Jahren aufbewahrt (§ 132 BAO, § 212 UGB).
Außerdem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten im Anlassfall auch über die genannten Fristen hinaus, solange Rechtsansprüche aus dem Verhältnis zwischen Ihnen und uns geltend gemacht werden können bzw. bis zur endgültigen Klärung eines konkreten Vorfalles oder Rechtstreits. Diese längere Aufbewahrung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Geltendmachung, Aufklärung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten sowie auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung und auf Datenübertragbarkeit, sofern die Vertragserfüllung dadurch nicht beeinträchtigt wird. Zusätzlich kann Ihnen ein Recht auf Widerspruch zustehen, wenn sich das aus Ihrer besonderen Situation ergibt. Haben Sie uns eine Einwilligung in Datenverarbeitung erteilt, können Sie diese Einwilligung jederzeit, kostenlos, ohne Angabe von Gründen mit der Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.
Ihre Eingaben zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie an uns als datenschutzrechtlich Verantwortlichen richten:
PRVA Public Relations Verband Austria
Lothringerstraße 12/4. Stock
1030 Wien
office@prva.at
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, haben Sie das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist hierfür die Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien) zuständig.
Schlussbestimmungen
Bei Änderungen des Funktionsumfangs unserer Webseite oder der Rechtslage werden wir die Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren. Sofern diese Änderungen auch die von Nutzern erteilten Einwilligungen betreffen, erfolgen Änderungen nur nach deren vorheriger Zustimmung.
Stand: März 2023
